Specialist Order Management (m/f/d)

Permanent employee, Full-time · Ismaning

Deine Aufgaben

Werden Sie Teil unseres Teams, um die finanzielle Stabilität und den Erfolg unseres Glasfasernetzwerks zu gewährleisten. Als Procure-to-Pay-Spezialist arbeiten Sie eng mit externen Partnern und internen Abteilungen zusammen, um unsere Beschaffungsprozesse zu gestalten und zu überwachen. Ihre Rolle geht über bloße Transaktionen hinaus – Sie pflegen die Beziehungen zu Lieferanten, bieten Unterstützung und schnelle Lösungen, um die Partnerschaft zu fördern. Ihre Expertise sichert die pünktliche Lieferung von Bestellungen und Zahlungen, unter Einhaltung der internen Richtlinien und Compliance-Anforderungen. Gestalten Sie mit uns die Zukunft unseres Netzwerks und etablieren Sie langfristige Partnerschaften.

Definition, Dokumentation der Beschaffungs- und Zahlungsprozesse für die CTIO-Abteilung.
Ansprechpartner für die gesamten Beschaffungs- und Zahlungsprozesse für externe Partnern (Lieferanten) und interne Stakeholder (Engineering, Legal, Finance, IT und Procurment).
Management der Beschaffungs- und Zahlungsaktivitäten für den Bereich CTIO.
Opex/Capex-Bestellungen und Warenbelege in SAP-SRM gemäß internen Richtlinien generieren.
Durchführung von Rechnungsprüfungen und Abgleich von Warenbelegen und Rechnungen mit der Finanzabteilung.
Behebung von Unstimmigkeiten mit externen Lieferanten und Unterstützung bei Mahnwesen, Ausgleich und dringenden Überweisungen.

Dein Profil

Bachelor in Betriebswirtschaft, Finanzen oder ähnliche Ausbildung.
Erfahrung in der Prozessverwaltung von Procure-to-Pay und Rechnungsprüfungsprozessen.
idealerweise Erfahrung in der Telekommunikations- oder einer verwandten Branche.
Versiert in MS Office, insbesondere Excel als Muss (S-Verweis, Makro...), PowerPoint und SAP (SRM, SAP FICO, SAP RE-FX).
Starke analytische und Problemlösungsfähigkeiten.
empathischer Teamplayer mit ausgezeichneten Kommunikations-Fähigkeiten.
Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise und auch simultan Aufgaben effizient zu bewältigen.
Aufmerksamkeit für Details und Verpflichtung zur Genauigkeit.
Fließend in Englisch und Deutsch, Spanisch wäre ein Plus.

Bitte senden sende uns einen Lebenslauf auf Englisch!

Warum wir?

Unternehmenskultur: Bei UGG leben wir eine dynamische Unternehmenskultur in einem internationalen Umfeld.
Hybrides Arbeitsmodell: Wir bieten Dir einen guten Mix aus remote work und Arbeiten im Büro.
Arbeitsumgebung: Unsere Büroräume (Open-Space mit Desksharing Modell) sind modern und ergonomisch ausgestattet (2021 komplett renoviert). Allen MitarbeiterInnen werden state-of-the-art ausgestattete Laptops und Smartphones zur Verfügung gestellt.
Verpflegung: Kostenlose Kaffee- und Teespezialitäten sowie Wasser stehen Dir jederzeit zur Verfügung ebenso wie frisches Obst.
Weiterbildungsmöglichkeiten: Du hast die Möglichkeit an individuellen Trainings- und Weiterbildungsmaßnahmen teilzunehmen.
Urlaub: Wir bieten 30 Urlaubstage im Jahr und schenken Dir außerdem zwei ganz besondere Tage on top: Den 24.12. und den 31.12.
Digitale Essensmarken: Unsere Mitarbeiter erhalten einen monatlichen Verpflegungszuschuss.

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Über uns

Um die Position Deutschlands als einer der weltweit führenden Innovations- und Technologie-Standorte zu sichern und auszubauen, ist der Zugang zum Glasfasernetz für alle und überall ein Muss.

Wir von UGG sehen es als unsere Mission und Aufgabe, Deutschlands Glasfasernetz entscheidend voranzubringen und ultraschnelles Highspeed-Internet auch in ländlichen Gebieten verfügbar zu machen. Auf diese Weise tragen wir entscheidend dazu bei, neue Möglichkeiten zu eröffnen, wie wir miteinander kommunizieren, arbeiten und unser Leben nach persönlichen Vorstellungen gestalten. Dafür suchen wir erfahrene und hochmotivierte Mitarbeiter*innen, die unsere Leidenschaft teilen und ihren Beitrag leisten wollen, unsere Mission als Deutschlands erstklassiger und nachhaltiger Glasfasernetzanbieter zu verwirklichen.

Bei gleicher Eignung werden Bewerber (m/w/d) mit einer Schwerbehinderung bevorzugt berücksichtigt.

Your mission

Join our team in ensuring the financial stability and prosperity of our fiber-optic network. As a Procure-to-Pay Specialist, you'll collaborate closely with internal departments and external partners, including legal, finance, IT, and suppliers, to design and oversee our procurement processes. Your role extends beyond mere transactions – you'll cultivate strong relationships with our vendors, providing them with support, guidance, and prompt resolutions to foster a positive and mutually beneficial partnership. With your expertise, we'll guarantee timely delivery of purchase orders and payments to our partners, while ensuring strict adherence to internal policies and compliance requirements. Join us in shaping the future of our network and forging lasting partnerships.

Define, document, create templates, and automate procure-to-pay processes for the CTIO department.
Act as the primary point of contact for internal and external stakeholders, including suppliers, engineering, legal, finance, IT, and procurement, regarding procure-to-pay process matters.
Independently manage all procure-to-pay activities for the CTIO department.
Generate Opex/Capex purchase orders and goods receipts in SAP-SRM following internal guidelines.
Conduct invoice verification and reconcile goods receipts and invoices with the finance department.
Address discrepancies with external suppliers and assist with dunning, offsetting, and urgent transfers.

Your profile

Bachelor’s degree in business administration, finance, or related field.
Proven experience in procure-to-pay process management and invoice verification processes.
Prior experience in telecommunications or related industry is advantageous.
Proficient in MS Office, especially Excel as a must have (Power BI a plus), Power Query, PowerPoint, and SAP (SRM, SAP FICO, SAP RE-FX)
Strong analytical and problem-solving skills.
Excellent communication and interpersonal abilities.
Ability to work independently and manage multiple tasks efficiently.
Attention to detail and commitment to accuracy.
Proficient in English and German, Spanish would be a plus.

Why us?

Corporate culture: At UGG we live a dynamic corporate culture in an international environment.
Hybrid work model: We offer a good mix of remote work and working in the office.
Working environment: Our offices (open space with desk sharing model) are modern and ergonomically equipped (completely renovated in 2021). All employees are provided with state-of-the-art laptops and smartphones.
Catering: Free coffee, tea and water are available at all times, as well as fresh fruit.
Further training opportunities: You have the opportunity to participate in individual training and further education measures.
Vacation: We offer 30 holidays per year and also give you two special days on top: 24 December and 31 December.
Digital meal vouchers: Our employees receive a monthly meal allowance.

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About us

To secure and expand Germany's position as one of the world's leading innovation and technology locations, access to the fibre optic network is a must for everyone and everywhere.

We at UGG see it as our mission and task to decisively advance Germany's fibre optic network and make ultra-fast high-speed internet available even in rural areas. In this way, we make a decisive contribution to opening up new possibilities for how we communicate with each other, work and shape our lives according to our personal ideas. We are looking for experienced and highly motivated people who share our passion and want to contribute to our mission as Germany's top-notch and sustainable fibre network provider.

In case of equal suitability, applicants (m/f/d) with a severe disability will be given preferential consideration.

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We appreciate your interest in Demo GmbH. Please fill in the following short form. Should you have any difficulties in uploading your files, please contact us by mail at demodaten@demo.de.